Que vérifier la veille du chargement pour ne rien oublier dans la réserve ?

Six blocs à dérouler dans cet ordre, et aucun autre: figer la commande, compter et constater l’état, caler et protéger, réunir les documents et les accessoires, préparer le véhicule et le créneau, puis ranger les photos et les données du dossier.

L’ordre compte autant que la liste. Compter avant d’avoir arrêté la commande vous fera recompter. Charger avant d’avoir calé vous fera tout ressortir. Et une caisse fermée sans photo d’état de départ ne se rouvrira jamais utilement le lundi.

Voici la liste complète, assez détaillée pour être suivie par une aide saisonnière qui ne connaît ni votre stock ni vos habitudes.

Une heure avant tout le reste: figer la commande

La règle d’or de la veille tient en une phrase: on ne charge jamais sur une commande encore ouverte. Tant qu’une ligne peut bouger, chaque geste risque d’être refait.

Le bon de préparation imprimé, article par article

Le bon de préparation sort sur papier, même quand tout votre suivi est à l’écran. Une planche à pince résiste à la poussière, aux mains mouillées et à la batterie vide, et elle se coche d’une seule main.

Il porte, pour chaque ligne: la référence, la quantité prévue, le numéro de caisse, la mention sensible ou non, et deux cases vides, une pour le départ, une pour le retour. C’est ce même document qui servira de grille de pointage à votre retour, ce qui vous évite d’inventer une liste le lundi.

Les ajouts de dernière minute qui ne sont pas encore au contrat

Le message du jeudi soir qui demande quatre vases de plus n’est pas un détail. Un article ajouté oralement part sans prix, sans dépôt de garantie et sans barème: c’est précisément celui qui ne revient pas, et celui pour lequel vous n’aurez rien à opposer.

• Vérifier la disponibilité réelle de l’article sur la période complète, pas seulement sur la date de la cérémonie.
• Envoyer un avenant écrit avec la quantité, le prix et le dépôt ajusté, avant de toucher au stock.
• Reporter la ligne sur le bon de préparation, à la main s’il est déjà imprimé, avec la mention de l’avenant.
• Refuser clairement quand l’article est engagé ailleurs, en proposant un remplacement disponible plutôt qu’un peut être.

Ce que ces ajouts doivent contenir pour être opposables est traité en détail dans notre article sur les mentions obligatoires du contrat de location de décoration.

Le comptage et l’état de départ, référence par référence

Le comptage de la veille est un exercice de discipline, pas de mémoire. Il se fait une fois, proprement, à un moment où vous êtes encore fraîche.

Compter à voix haute, cocher, ne jamais compter deux fois de mémoire

Une référence annoncée, une quantité vérifiée, une case cochée, et on passe à la suivante. On ne revient pas en arrière, on ne recompte pas de tête à la fin, on ne fait pas confiance à l’impression d’avoir déjà vu la ligne.

Les petites pièces vendues par lot méritent une attention particulière: photophores, couverts décoratifs, numéros de table, ronds de serviette. Comptez les par paquets réguliers, cinq par cinq ou dix par dix, en les déplaçant physiquement d’un côté à l’autre de la table pendant que vous comptez.

Un point souvent oublié: notez aussi ce qui reste en réserve sur les références partiellement sorties. Le jour où l’on vous demande un ajout, cette quantité restante est la seule information qui vous permette de répondre en une minute.

Photographier les articles sensibles avant fermeture des caisses

Une photo d’état de départ n’est utile que si elle prouve quelque chose. Trois conditions la rendent exploitable: l’article est identifiable, le défaut existant est visible, la date est conservée avec le dossier de location.

Concrètement, cadrez l’article entier sur un fond uni, puis rapprochez vous sur les zones qui cassent d’habitude, le col d’un vase, l’angle d’un miroir, la couture d’une housse, la lisière d’un tapis. Une pièce déjà fêlée à l’aller se photographie avec d’autant plus de soin: c’est elle qui vous évitera de facturer un dommage ancien.

Le calage et la protection, poste le plus rentable de la soirée

Le calage est le seul travail de la veille qui vous rapporte directement de l’argent, parce qu’il supprime la casse de transport, celle dont personne ne veut assumer l’origine.

Verre, miroir, céramique: séparation, papier, remplissage des vides

• Aucun contact verre contre verre: une feuille de papier ou une intercalaire entre chaque pièce, y compris entre deux photophores identiques.
• Les vides se remplissent. Une caisse à moitié pleine casse plus qu’une caisse pleine, parce que le contenu se déplace à chaque virage.
• Les pièces lourdes en bas, les fragiles au dessus, jamais l’inverse, même quand cela oblige à refaire deux caisses.
• Une caisse ne dépasse pas le poids que vous pouvez soulever seule et poser sans à coup: c’est la limite qui protège votre dos et votre stock.
• Le couvercle se ferme et s’étiquette au nom du dossier, pas au nom de la référence.

Les miroirs et les grands cadres voyagent debout, sur chant, calés contre une paroi. À plat, ils se fendent au premier ralentisseur.

Textiles, tapis et panneaux: pliage, housse, position dans le véhicule

Les textiles ne craignent presque jamais le choc: ils craignent l’écrasement, l’humidité et le pli marqué. Une nappe en lin pliée sous une caisse arrive avec des plis que le repassage du mardi ne rattrape pas toujours.

Les tapis se roulent, jamais ne se plient, et voyagent seuls, posés au dessus du reste ou le long d’une paroi. Les panneaux se glissent dans une housse et se calent debout. Tout ce qui est en tissu monte dans le véhicule en dernier et en sort en premier, ce qui suppose de l’avoir prévu au chargement.

Les documents et les accessoires que l’on oublie une fois sur deux

Le matériel se voit, la pochette non. C’est pourtant elle qui manque le plus souvent, et son absence coûte une heure sur place.

Contrat signé, bon de livraison, justificatif du dépôt

Une pochette dédiée, toujours au même endroit, préparée en même temps que les caisses. Elle contient le contrat de location signé, le bon de livraison à faire signer à la réception, le bon de préparation, et le justificatif du dépôt de garantie reçu.

Attestation d’assurance et fiche d’accès du lieu

L’attestation de responsabilité civile professionnelle en cours de validité voyage avec vous: plusieurs domaines la réclament au portail. La fiche d’accès du lieu complète la pochette, avec le nom et le numéro de l’interlocuteur, les horaires de montage et de démontage, le point de stationnement et les interdictions du lieu.

Visserie, outils, rallonges, chiffons et gants

La boîte de montage se prépare une fois pour la saison et se vérifie la veille. Clés de l’arche, visserie de rechange, maillet, niveau à bulle, sangles, lest, rallonge, chiffons microfibre, produit à verre, gants, ciseaux, adhésif toilé, sacs pour les emballages. Sans elle, une installation d’une heure devient un aller retour de deux heures.

Le véhicule, les horaires et le lieu de réception

Le véhicule se prépare la veille, pas le matin. Un plein fait à six heures trente n’a jamais rattrapé un chargement mal pensé.

Charge, arrimage, ordre de chargement inverse de la livraison

Vérifiez d’abord la capacité réelle: le volume disponible une fois les sangles et les couvertures à bord, et la charge utile du véhicule. Un utilitaire loué reste dans la limite du poids total autorisé en charge de trois tonnes et demie couverte par le permis B, et cette limite se calcule matériel et personnes comprises.

Le chargement s’organise à l’envers de la tournée: le premier lieu livré est le dernier chargé. Sur deux livraisons, cette règle vous évite de vider entièrement le véhicule sur un gravier pour atteindre trois caisses du fond.

L’arrimage n’est pas facultatif. Le code de la route impose que le chargement soit disposé et fixé de manière à ne pas être dangereux, et une arche debout non sanglée devient un projectile au premier freinage.

Créneau confirmé, contact sur place, stationnement et accès

Le créneau se confirme la veille, par un message écrit à une personne nommée, avec l’heure d’arrivée et la durée prévue. Vérifiez au passage l’itinéraire de livraison, la place de stationnement, la hauteur du portail et l’existence d’un local fermé si vous déposez avant la fête.

Les données et les photos: ce que vous conservez, et combien de temps

Dernier bloc, celui que personne ne met sur sa liste. Vos photos d’état et vos fiches clientes sont des données personnelles dès qu’elles se rattachent à une personne identifiable.

Photos d’état, coordonnées des clientes, durée de conservation

Le règlement général sur la protection des données, règlement (UE) 2016/679, et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée imposent une durée de conservation définie et proportionnée à la finalité. Autrement dit, une photo de vase fêlé ne se garde pas indéfiniment parce qu’elle est dans le téléphone.

La règle pratique tient en deux lignes. Les photos et constats se conservent le temps utile au règlement du dossier et d’un éventuel litige, puis se suppriment. Les pièces comptables, elles, suivent leur propre régime: l’article L. 123-22 du code de commerce impose de conserver documents comptables et pièces justificatives pendant dix ans.

Élément	Pourquoi vous le gardez	Jusqu’à quand
Photos d’état départ retour	Prouver l’origine d’une casse	Le temps utile au dossier et au litige
Contrat et bons signés	Opposer les conditions acceptées	Selon la durée d’action ouverte
Factures et justificatifs	Obligation comptable	Dix ans
Coordonnées des clientes	Suivi du dossier et relation client	Durée annoncée dans vos conditions

Annoncez cet usage dans vos conditions générales, en une phrase lisible: ce que vous collectez, pourquoi, combien de temps, et comment la cliente demande la suppression. Les repères officiels sont publiés par la Commission nationale de l’informatique et des libertés, et le texte de l’article L. 123-22 se lit sur le service public de la diffusion du droit Legifrance. Les évolutions à surveiller sont suivies dans notre article sur ce qui change pour les loueuses de décoration de mariage.

La veille se joue en une heure bien ordonnée: commande figée, comptage coché, photos prises, caisses calées, pochette remplie, véhicule chargé à l’envers de la tournée et créneau confirmé par écrit. Le reste du week end n’est plus qu’une exécution. Le calendrier annuel de ces gestes est repris dans notre article sur les échéances de l’année d’une loueuse de décoration.